Vorgeschichte
Die Untersuchung geht auf einen Prüfauftrag aus einer Klausurtagung des Gemeinderats im Jahr 2024 zurück. Ziel war es, den Bürgerservice im Rathaus und in den Ortsteilen langfristig weiterzuentwickeln. Berücksichtigt wurden dabei unter anderem die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger, die Digitalisierung, der Fachkräftemangel sowie organisatorische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen. Mit der Durchführung wurde das Beratungsunternehmen Imaka beauftragt.
Untersuchung
Im Rahmen der Untersuchung wurden Interviews mit Mitarbeitenden der Ortsverwaltungen sowie den Ortsvorsteherinnen und Ortsvorstehern geführt, Nutzungsdaten ausgewertet und eine Bürgerbefragung in den Ortsteilen durchgeführt. Rund 1.500 Bürgerinnen und Bürger beteiligten sich daran, vor allem aus den älteren Bevölkerungsgruppen.
Die Ergebnisse zeigen ein differenziertes Bild: Die Ortsverwaltungen sind für viele Menschen wichtige Anlaufstellen vor Ort. Gleichzeitig werden viele Dienstleistungen nur selten genutzt. Rund 70 Prozent der Befragten nehmen Angebote der Ortsverwaltungen seltener als einmal pro Jahr in Anspruch. Zugleich gewinnen digitale Angebote an Bedeutung: Etwa drei Viertel der Teilnehmenden halten Online-Dienstleistungen für wichtig, während ein Teil der Angebote bislang noch wenig genutzt oder nicht ausreichend bekannt ist.
Empfehlungen
Auf Grundlage aller Ergebnisse entwickelte Imaka Handlungsempfehlungen. Vorgeschlagen wird unter anderem, digitale Angebote wie Online-Anträge und Online-Terminvereinbarungen weiter auszubauen und die telefonische Erreichbarkeit zu verbessern. Gleichzeitig könnten die Öffnungszeiten in den Ortsverwaltungen künftig angepasst werden.
Darüber hinaus sieht das Konzept organisatorische Maßnahmen zur Effizienzsteigerung vor. Dazu gehören eine stärkere Zentralisierung einzelner Aufgaben in den Fachämtern sowie der Einsatz digitaler Unterstützungssysteme, beispielsweise zur Protokollierung von Sitzungen. Ein weiterer Vorschlag ist die Einführung eines gemeinsamen Personalpools für alle Ortsverwaltungen. Mitarbeitende wären damit flexibler einsetzbar und nicht mehr ausschließlich einem Ortsteil zugeordnet. Ziel ist es, Vertretungen zu erleichtern und Fachwissen besser zu nutzen. Die Frage der zukünftigen Nutzung der Verwaltungsgebäude soll in einem weiteren Schritt geprüft werden.
Diskussion
Die Verwaltung betonte in der Diskussion mehrfach, dass es nicht um eine Abschaffung der Ortsverwaltung gehe, sondern vielmehr um die Frage eines zukunftsfähigen Bürgerservices. Auch die Ortschaftsratverfassung sei nicht tangiert.
Die Ergebnisse der Untersuchung wurden im Hauptausschuss sehr intensiv diskutiert. Verschiedene Wortmeldungen erinnerten an die Haushaltslage der Stadt und warben für eine ergebnisoffene Diskussion in den kommenden Wochen. Das Thema soll nach der Diskussion in den Ortschaftsräten noch vor der Sommerpause erneut in den Gremien beraten werden.
